Avec parfois des milliers de personnes à gérer, des dizaines de tâches simultanées, des réunions et des files d'attente à organiser, les organisateurs de MICE doivent en effet faire preuve de self-control et de résistance au stress. L'important dans ce métier est d'être organisé, réactif et de tout planifier pour éviter de commettre des erreurs. Une bonne feuille de route, un brief, ou un cahier des charges optimisé vous permettra de remplir votre mission sans accroc, de traiter chaque tâche le mieux possible tout en minimisant le stress. L'idée étant finalement de synthétiser l'événement et d'en dessiner les contours. Voici 3 points clé et 6 éléments à prendre en considération.
1) Soignez l'image de votre entreprise
Présenter très précisément votre activité et l'événement en préparation. C'est le meilleur moyen de montrer à vos clients votre savoir-faire et de donner à vos fournisseurs une idée précise de ce que vous attendez d'eux.
2) Soyez clair et précis
Plus votre cahier des charges est détaillé, plus vous avez de chance d'être compris et de recevoir des propositions en accord avec l'événement. Partez du principe que vous ne donnez jamais trop d'informations. Quand vous pensez avoir terminé votre brief, penchez vous de nouveau sur la question et complétez une à une chaque étape du dossier.
3) Présentez votre calendrier
Soyez précis, associez une date à chaque moment clé de l'événement afin que tous les fournisseurs prennent connaissance des délais. Ici aussi, c'est une question de détail et de précision ! Le calendrier va vous permettre de caler le maximum de choses telles que la réservation du lieu et des véhicules permettant le transport des convives des aéroports à l'hôtel, dans le cas du tourisme d'affaires notamment. C'est encore le meilleur moyen de limiter les impondérables.
Accordez une attention particulière à ces 6 aspects de l'événement
- La nature et la durée de l'événement
A chaque événement sa feuille de route. Bien que de nombreux points communs subsistent, on n'organise pas de la même façon un séminaire d'une journée et un voyage incentive à l'étranger. D'où l'importance de définir la nature de l'event et évidemment sa durée.
- Le budget
N'hésitez pas à être transparent quant au budget alloué à l'événement. Cela permet en effet à vos fournisseurs et autres prestataires de vous faire des propositions cohérentes.
- Le secteur d'activité et le public visé
Définir le public permet d'adapter l'événement mais aussi son format et sa nature. Ainsi, la tranche d'âge, le secteur d'activité, la qualification générale et le ratio homme/femme influe forcément sur le type d'événement.
- Le lieu et le type d'hébergement
Là aussi, il faut que le lieu soit en accord avec le public, le standing et la nature de l'event. Optez pour une destination correspondant aux convives et à l'image de l'entreprise. Réservez un lieu d'une surface apte à accueillir tout le monde, ni trop grand si trop petit. Et enfin, pour choisir l'endroit et le type d'hébergement, calculez vos possibilités en fonction de votre budget.
- Le thème de l'événement et le nombre de participants
Pour une soirée unique, le thème est indispensable. Mais ne tombez pas dans le piège, il est aussi important de le définir pour un séminaire d'entreprise de plusieurs jours, ainsi que des sous-thèmes pour les réunions, les activités et les soirées. Le nombre de participants peut aussi influer sur le thème, tenez-en compte.
- Le programme et les activités
L'important ici est d'offrir un bel équilibre entre les temps de travail et les moments de détente. Insérez donc quelques activités en extérieur entre chaque période studieuse. Et bien sûr, accordez une place particulière à la soirée de clôture, moment clé de votre événement.
Bien que la création d'un brief détaillé puissent paraître laborieux, il est indispensable de s'y atteler pour améliorer la précision et la qualité de vos propositions. Si vous êtes à la recherche d'un lieu d'exception et totalement équipé pour l'organisation de votre événement MICE, de l'accueil des participants à la soirée de clôture, prenez contact avec les AR Hôtels & Resorts situés à Calpe sur la Costa Blanca. Ce sera pour vous l'occasion de séjourner dans un établissement de qualité où tout le personnel s'emploie à vous accompagner, de l'élaboration à la finalisation de l'événement !
