Mais au-delà des qualités professionnelles requises, l'organisateur a parfois besoin qu'on le guide ou qu'on lui rappelle quelques règles essentielles. Voici donc rien que pour vous, professionnels de l'événementiel, un memo réalisé sur mesure.
Bien que l'on ne puisse pas plaire à tout le monde, il est important de plaire à la majorité de ses convives. L'idée fondamentale est que vos clients passent du bon temps, ne s'ennuient pas et surtout gardent un souvenir mémorable de l'événement. Voici donc quelques conseils incontournables pour faire en sorte que vos conférences d'entreprises ne soient pas un désastre mais une véritable réussite !
Soignez chaque détail
Bien souvent les conférences professionnelles durent une journée voire plusieurs. Pensez donc à soigner chaque moment de la journée et notamment les temps de repos et de restauration. Soyez également attentif à tous ces petits détails qui font que l'on se sent bien. Placez judicieusement et en nombre des bouteilles d'eau pour que chacun puisse se rafraîchir, proposez aux inconditionnels de café et de thé, un point où ils vont pouvoir assouvir leur plaisir à tout moment. Misez sur des produits de qualité ! Dans le même esprit, faites en sorte que les chaises soient confortables, que le lieu soit équipé de la climatisation et du WiFi. Et enfin, organisez les arrivées de vos clients afin qu'il n'y ait pas de trop longues files d'attentes lors des inscriptions ou au moment des repas.
Proposez une restauration adaptée et de qualité
Côté nourriture, il faut faire preuve de subtilité. Moment généralement très attendu et commenté par l'ensemble des convives, le repas se doit d'être agréable et de bonne tenue. Privilégiez la fraîcheur des produits, la simplicité des plats et surtout faites en sorte que les menus ne soient pas trop lourds tout en étant goûteux et agréables. Des plats trop gras seraient malsains et entraîneraient une digestion longue et difficile. Ils pourraient même altérer la concentration des participants aux conférences de l'après-midi, ce qui serait contre-productif ! Et enfin, le challenge consiste pour vous à faire rentrer tous ces critères dans un budget souvent serré mais néanmoins maîtrisé !
Restez focus sur le budget
Soyez professionnel, proposez un service adapté à l'enveloppe fournie par le client. Restez qualitatif dans une fourchette correspondant bien au budget. Et si le client souhaite plus pour le même tarif, prenez le temps de lui expliquer en quoi cela serait préjudiciable à la prestation globale !
Choisissez les bons intervenants
Sélectionnez bien vos intervenants et surtout, faites en sorte de bien choisir celui qui fait l'ouverture car il va donner le ton de l'événement, et celui qui le clôt. Ceci afin que les convives gardent une bonne impression de la conférence professionnelle.
Proposez une conférence engageante et 2.0
Désormais les clients MICE et l'ensemble des convives attendent des conférences professionnelles qu'elles soient engageantes, qu'elles se prolongent en amont et en aval de l'événement et qu'elles favorisent l'interaction. Pour cela, utilisez la technologie MICE, les applications, les réseaux sociaux, les hashtags adaptés et la réalité virtuelle !
Suscitez l'échange et la convivialité
Là encore, favorisez la communication et l'échange. Assister à une conférence professionnelle est aussi l'occasion de réseauter et de rencontrer de nouvelles personnes. Créez les occasions, permettez à chacun d'interagir.
Planifiez tout
Un événement réussi est un événement planifié. Bien préparé en amont, il vous laisse le temps de trouver le lieu idéal et les bonnes idées pour étonner vos clients et tous les convives !
Optez pour un lieu mémorable
L'un des secrets d'une conférence d'affaires réussie est son emplacement. En effet, le lieu du MICE est primordial. Si vous disposez d'un assez grand budget, n'hésitez pas à organiser l'événement à l'étranger, dans un cadre agréable et facile d'accès.
Si vous êtes à la recherche d'un lieu à la hauteur de votre événement, si vous voulez impressionner vos clients en leur offrant une prestation premium, alors Calpe est l'endroit qu'il vous faut. Parfaits pour vous recevoir et vous accompagner dans l'organisation de votre événement, les AR Hotels & Resorts disposent d'équipements et d'un environnement totalement adaptés à vos besoins. Les équipes de nos établissements hôteliers sont à votre écoute. N'hésitez pas à prendre contact avec nos collaborateurs, ils se feront un plaisir de vous conseiller dans le choix de l'hôtel le mieux à même d'accueillir votre événement. Avec plusieurs distinctions MICE gagnées au niveau international, vous êtes assurément avec les AR Hôtels entre des mains expertes !
