El sector de los eventos mueve unos 6.900 millones de euros en España, según datos oficiales del I Informe sobre la Situación Actual de Eventos en España elaborado por AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas). Esta cifra ofrece una ligera idea del volumen de eventos que se pueden celebrar a lo largo del año en nuestro país y del elevado presupuesto del que se dispone para cada uno de ellos. Diferenciarse es muy difícil en un sector en el que existe tanta competencia, pero con esfuerzo e imaginación es posible conseguirlo.
Claves para destacar en tus celebraciones.
Existen una serie de tips y consejos que te permitirán destacar en tus eventos especiales. Algunos de los más importantes son los siguientes:
- Ser innovador: Hay que evitar recurrir a las clásicas técnicas de siempre y apostar por ideas novedosas que sorprendan a los asistentes. Sólo de esa manera conseguirás impactar y crear un recuerdo positivo en la mente de los participantes.
- Cuidar hasta el mínimo detalle: En los eventos la expectación es máxima y se va a evaluar absolutamente todo. Así que tienes que ser muy cuidadoso y detallista porque hasta el aspecto más insignificante va a ser mirado con lupa.
- Rapidez: Saber trabajar a contrarreloj es un rasgo clave en cualquier planificador de eventos. Ser resolutivo en cortos periodos de tiempo es necesario en un sector como este en el que se suele trabajar con plazos de tiempo bastante cortos y bajo mucha presión.
- Don de gentes: Obviamente los eventos tienen un carácter social y de networking para el que es esencial saber tratar con las personas. Ser agradable, educado y correcto te ayudará a causar una buena sensación entre los asistentes y te hará sumar puntos tanto a ti a nivel personal como a tu evento a nivel profesional.
- Gestión de contratiempos: Gestionar imprevistos y poder solucionarlos en poco tiempo es un aspecto muy valorado en cualquier event planner. Como es habitual en el desarrollo de cualquier acto se pueden dar complicaciones de última hora, pero si se está bien preparado y se sabe actuar ante dichas situaciones no tiene porqué ir más allá.
- Trabajo en equipo: Saber rodearse de un buen equipo de profesionales y delegar trabajo en ellos de una manera equitativa es importantísimo para el óptimo desarrollo del acto. El trabajo en equipo es necesario y positivo porque agiliza la labor y te hará más eficiente.
Planificar imprevistos.
Uno de los puntos que señalábamos en el listado anterior y que es bastante relevante en la organización de un acto es el de los imprevistos. Para poder responder rápido y de manera correcta ante situaciones inesperadas cabe organizarse con anterioridad. ¿Y cómo se puede hacer esto? De la siguiente manera:
- Evaluar riesgos: Antes de llevar a cabo un evento cabe hacer un estudio de posibles riesgos que se puedan dar antes, durante y después del acto. Así sabrás en todo momento y de manera consciente a qué te enfrentas.
- Planificar soluciones: Con un estudio de riesgos serás capaz de planificar las soluciones a dichos imprevistos. Saber con anterioridad cómo actuar ante un contratiempo te ayudará a ahorrar tiempo y también dolores de cabeza.
- Visión de un experto: Contar con el punto de vista de una persona con experiencia en la gestión de eventos puede ser muy útil porque seguro que aportará soluciones que a tu equipo y a ti no se os habían pasado por la cabeza.
- Crear un plan de crisis: En cualquier empresa y en todos los ámbitos, ya no sólo en la organización y gestión de eventos, es conveniente tener un plan de crisis a seguir llegados a dicho punto. En este programa se estipulan las acciones a llevar a cabo en el caso de enfrentarte a una crisis de marca. Se detallará un plan principal y, también es conveniente, que se desarrolle un plan B y un plan C en caso de que el primero no funcione. Toda previsión es poca cuando te enfrentas a una crisis de reputación.
- Establecer un organigrama: Antes de un acto es conveniente diseñar un organigrama en el que quede plasmado el rol de cada persona del equipo, así como qué decisiones le corresponde tomar a cada uno. El organigrama evitará que haya funciones duplicadas o conflictos derivados de las responsabilidades de cada persona.
- Mantener la calma: Por muy grave que sea la situación nunca hay que perder la calma, pues eso sólo provocará que te paralices y que se te vaya el tema de las manos. Ante todo hay que ser profesional, asumir responsabilidades y tomar decisiones rápidas.
Si no quieres tomar riesgos y asegurarte destacar en tus eventos especiales lo mejor es que confíes en un lugar con experiencia en la gestión de convenciones e incentivos que te garantice el éxito del acto, como es el caso de AR Hotels & Resorts.
